Politique sur la protection des renseignements personnels
En vigueur depuis le 1er mai 2026
Eterna Groupe financier, ses filiales, dont Trust Eterna, Assurances Eterna, Gestion de placements Eterna et Services financiers Eterna, ainsi que Fondation Frontenac (ci-après collectivement désignées la « Société »), reconnaissent l’importance de protéger les renseignements personnels de leurs clients (ci-après collectivement ou individuellement désignés comme les « Clients » ou le « Client ») et s’engagent à le faire en conformité avec les lois applicables.
1. Portée et application
La présente politique s’applique à l’ensemble des activités d’Eterna Groupe financier et des filiales suivantes :
- Trust Eterna
- Assurances Eterna
- Gestion de placements Eterna
- Services financiers Eterna
Elle s’applique à toute personne physique dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués par la Société, que ce soit dans le cadre d’une relation client, d’une visite de notre site web ou de toute autre interaction.
2. Moyens de collecte
La Société recueille les renseignements personnels du Client directement auprès de lui dans la plupart des cas. Toutefois, il est possible que des renseignements personnels soient recueillis auprès d’autres personnes ayant un lien avec le Client, notamment des membres de sa famille, une personne de confiance désignée ou des représentants professionnels, et auprès d’autres institutions financières ou sociétés offrant des produits et services financiers. La Société peut recueillir les renseignements personnels du Client de différentes façons. Par exemple :
- Par téléphone
- En personne
- À l’aide des formulaires
- À l’aide de technologies qui permettent d’identifier, de localiser ou d’établir le profil du Client, telles que les témoins (ou « cookies »).
3. Les renseignements personnels recueillis
La cueillette de renseignements personnels par la Société se limite à l’essentiel. Seulement les renseignements personnels nécessaires pour atteindre les fins mentionnées sont recueillis. Voici quelques exemples non exhaustifs de renseignements que la Société peut recueillir, utiliser ou communiquer :
- Renseignements d’identification : nom et prénom, date de naissance, adresse postale ou électronique, numéro de téléphone, âge
- Renseignements d’authentification : mots de passe, réponses à des questions d’authentification, identifiants gouvernementaux et autres renseignements qui figurent sur vos documents d’identité (exemple : numéro d’assurance sociale, numéro de permis de conduire, numéro d’assurance maladie, numéro de passeport)
- Renseignements sur la santé : état de santé, habitudes de vie
- Renseignements financiers : revenu, salaire, solde et créances, produits et placements, bilan financier, profil d’investissement, numéro d’identification fiscale, coordonnées bancaires
- Renseignements sur des produits et services financiers : détention et vue globale de la situation, incluant le profil, les besoins et les objectifs, historique des transactions et interactions, niveau de connaissance en placements
- Renseignements numériques (via le site web, le portail et l’application mobile) : adresse IP, données de localisation, renseignements relatifs à l’appareil utilisé, système d’exploitation ou navigateur
- Renseignements sur vos interactions et communications avec la Société et ses représentants : enregistrements lors de rencontres, notes, comptes-rendus des communications
- Autres renseignements : renseignements sur d’autres personnes (par exemple : mandataire, tuteur, représentant temporaire, assistant, bénéficiaire, conjoint(e), personne à charge ou cotitulaire), renseignements sur la situation professionnelle (par exemple, votre formation, occupation, association ou ordre professionnel).
4. Fins de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels
La Société recueille, utilise et communique les renseignements personnels du Client aux fins suivantes, selon la nature des produits et services offerts par chacune de ses filiales :
- Établir et maintenir le dossier du Client;
- Comprendre ses besoins et son profil;
- Respecter les obligations réglementaires en matière de connaissance du client (KYC);
- Fournir et gérer les produits et services financiers;
- Gérer et administrer les produits d’assurance;
- Offrir des services complémentaires à la gestion de patrimoine et à la gestion privée;
- Offrir des services fiduciaires et de conciergerie financière;
- Gérer la garde de valeurs, le cas échéant;
- Offrir des services liés à la tenue de compte, à l’administration, au traitement des données, des relevés et des réclamations;
- Prévenir les fraudes et assurer la sécurité;
- Répondre aux exigences légales, réglementaires et fiscales;
- Effectuer des activités de marketing, sous réserve du consentement du Client.
La Société veille à utiliser des renseignements personnels qui sont à jour et exacts au moment de leur utilisation. Cependant, le Client a la responsabilité d’informer la Société des changements de ceux-ci.
Ces renseignements peuvent être communiqués à des tiers, tels que des consultants, des agents, des sous-traitants, des prestataires de services, des sociétés affiliées et d’autres institutions financières, mais ce uniquement dans la mesure nécessaire à l’accomplissement des fins ci-dessus et dans le cours normal des affaires. Ces renseignements peuvent aussi être communiqués à l’extérieur du Québec, notamment lorsque la Société fait appel à des fournisseurs de services technologiques basés ailleurs. Ces fournisseurs sont soumis aux mêmes exigences en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels.
5. Consentement
En communiquant ses renseignements personnels à la Société ou en utilisant ses services, le Client consent à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels pour les fins énoncées dans la présente politique. Ce consentement est valide pour la durée nécessaire pour atteindre les objectifs poursuivis, mais peut être retiré en tout temps.
Cependant, dans la mesure où ces renseignements sont essentiels aux opérations, le retrait du consentement pourrait entraîner l’impossibilité pour la Société de fournir certains produits et services au Client.
6.Témoins (cookies) et technologies similaires
Notre site web utilise des témoins (cookies) et des technologies similaires pour assurer son bon fonctionnement et améliorer votre expérience de navigation. Les types de témoins qui peuvent être utilisés sont les suivants :
- Témoins essentiels : ils sont nécessaires au bon fonctionnement du site (ex. : préférences de langue, sécurité). Ils sont installés automatiquement et ne requièrent pas votre consentement.
- Témoins analytiques : ils nous permettent de mesurer l’achalandage et d’améliorer nos contenus (ex. : Google Analytics ou équivalent).
- Témoins de tiers : certains fournisseurs de services intégrés à notre site peuvent déposer des témoins. Ceux-ci sont soumis aux politiques de confidentialité de ces fournisseurs.
Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les témoins ou être averti lorsqu’ils sont utilisés. Notez que la désactivation de certains témoins peut affecter le bon fonctionnement du site ou de notre portail client.
7. Mesures de sécurité
La Société met en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisés.
8. Conservation et destruction
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, y compris les exigences légales applicables. Une fois ces fins accomplies, la Société veille à leur destruction sécuritaire et définitive.
9. Les droits des personnes concernées
Conformément à la législation applicable, le Client dispose des droits suivants, sous réserve de certaines limites :
- Droit d’accès : obtenir communication des renseignements personnels que la Société détient à son sujet;
- Droit de rectification : demander la correction de renseignements incomplets ou inexacts;
- Droit à une copie : obtenir une copie des renseignements personnels détenus;
- Droit de retrait du consentement : retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements;
- Droit à la portabilité : recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements personnels informatisés qu’il a fournis à la Société, et, le cas échéant, de demander que ceux-ci soient communiqués à un tiers désigné.
Ces demandes peuvent être adressées par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels de la Société. La Société s’engage à y répondre dans les délais prévus par la loi.
10. Responsable de la protection des renseignements personnels
La Société a désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne veille au respect des exigences de la présente politique et de la loi au sein de l’entreprise. Pour toute question, toute demande d’accès, de rectification ou de portabilité, ou pour tout commentaire concernant les renseignements personnels, le Client peut contacter le Responsable de la protection des renseignements personnels :
Responsable de la protection des renseignements personnels
801, Grande Allée Ouest, bureau 210
Québec (Québec) G1S 1C1
Courriel : conformite@eterna.ca
Téléphone : 418 692-9292
11. Utilisation de l’intelligence artificielle
Dans le cadre de l’exécution de ses services, la Société peut recourir à des outils d’intelligence artificielle afin d’optimiser l’efficacité des services rendus, notamment pour soutenir certaines activités d’analyse, de traitement et de conservation de l’information, de gestion des risques, de conformité et de tenue de dossiers. L’intelligence artificielle peut également être utilisée lors de rencontres ou d’échanges avec la clientèle, par exemple pour faciliter la prise de notes, la transcription, le résumé et la structuration des informations communiquées, y compris par l’enregistrement de la voix, et ce, dans le respect de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels et des lois applicables.
Afin de mitiger les risques associés à l’utilisation de tels outils, tout document, note, communication ou autre contenu généré ou assisté par l’intelligence artificielle fait l’objet d’une revue et d’une validation par les employés, dirigeants et les personnes inscrites concernées, le cas échéant, avant d’être utilisé, conservé au dossier ou communiqué.
Une vigie des fournisseurs de solutions d’intelligence artificielle est effectuée par la Société afin d’assurer le respect des exigences en matière de confidentialité, de sécurité et de protection des renseignements personnels.